feodosiya: (Default)
[personal profile] feodosiya

Я все время ищу для себя способы, как еще лучше устроить и организовать работу.
Когда-то давно мне казалось, что я уже достигла максимума, и больше налаживать и организовывать мне нечего.
Это из серии: "Да ой, чему мне еще учиться, я и так все знаю".
С того времени изменилось уже довольно много всего.
И наверное, если сравнить мою организацию работы тогда и сейчас, я очень удивлюсь тому - как ужасно все было построено в моей работе тогда, и как много времени я тратила впустую.

И хотя сейчас у меня в работе (вроде бы) все очень четко организовано и систематизировано, тем не менее, я уверена, что всегда можно что-то улучшить. Прошлый опыт подсказывает как бы. :)
Кстати, последнее мое открытие был "Evernote", про который я писала год назад. Использую, и очень довольна. :)

Ну и вот - оно - "новое" новшество (бггггггг). О котором я и раньше знала и слышала, но никак не могла понять - что это дает.
Наверное, это вот "новшество" - новое только для меня. Но может быть, еще кто-то не знает об этом или как и я - слышал звон, но так и не научился применять это для себя.
Поэтому напишу.
 

Работа с почтой.
Все, я так думаю, знают такое правило - держать папку "Входящие" пустой.
Как оказалось, это такое простое, но такое крутое правило.

У меня две почты: на gmail, и на mail. Первая для работы, вторая - для всего остального. Но и во вторую иногда тоже приходит что-то по работе. 
В каждой почте было ну где-то по 2000-2500 писем в папке "Входящие". Ну по второй почте - черт с ней, она и используется для мусора.
Но и рабочий почтовый ящик у меня всегда был забит.
То есть, всю почту, которая мне приходила, и которая касается работы, я просто оставляла в папке "Входящие".
Плюс к этому у меня была папка "Смежники", куда с перемещала предложения от смежников.
Кроме этого, на каждый проект были свои папки, туда отправлялись письма с соответствующими ярлыками. Но хранились они все равно все в папке "Входящие".
Ну спам и ненужное просто удаляла - это понятно.
Рабочая почта у меня хранится 3 года. То есть, каждый год, я удаляю все письма 4-х летней давности. В этом году, я удалила все письма 2013 года.

И вот. Недавно я смотрела лекцию Людвига Быстроновского (вот эту), и там он немного рассказывал о том, как он работает с почтой.
Блин, это оказалось так просто и так очевидно. И очень удобно. И офигенно круто.
Главное правило "Держать папку "Входящие" пустой".

Я создала архивы по годам, и все письма переместила в эти архивы.
Все письма по текущим проектам, я разложила по соответствующим папкам.
Отдельно создала еще пару нужных папок.

Теперь, когда приходит письмо, которое не требует ответа, я просто перемещаю его в нужную папку, или сразу удаляю.
Если я должна ответить на письмо, то оно лежит в папке "Входящие", до тех пор, пока я на него не отвечу, а потом, опять же, или перемещаю его в нужную папку, или удаляю.

То есть, теперь у меня в папке "Входящие" только те письма, которые требуют каких-то действий.
Кроме того, что это удобно и наглядно, это еще и очень мотивирует - взять и ответить на это письмо, чтобы оно не маячило. :)

Это как список дел.
Теперь я посылаю письма сама себе, когда нужно что-то не забыть сделать, и это тоже оказалось очень удобно, так как почтой я пользуюсь всегда, а вот про сторонние программы со списками дел иногда забываю.
Такое письмо с напоминанием все время будет торчать перед глазами, пока ты его не сделаешь.
У меня не бывает таких дней, когда я не захожу в почту. Я проверяю почту 3-4 раза в день. Поэтому пропустить или что-то забыть в почте  - невозможно.

В общем, это настоящее открытие для меня. :)

При том, что я очень давно знаю про это правило "пустая почта", но никогда не понимала - в чем профит?
И вот только после леции, где он очень толково все объяснил, я поняла, как это работает.

Ну и конечно, очень удобно, что все письма по проектам собраны в своих папках. Не надо уже во "Входящих" копаться и искать нужные ярлыки.
Тоже вроде бы очевидное решение, но я им толком не пользовалась.

В общем, очень рекомендую для организации работы. :)
Вот так теперь выглядит мой почтовый ящик.






April 2017

S M T W T F S
       1
2 345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30      

Most Popular Tags

Style Credit

Expand Cut Tags

No cut tags
Page generated Sep. 21st, 2017 11:00 pm
Powered by Dreamwidth Studios