feodosiya: (Default)
[personal profile] feodosiya

Я все время ищу для себя способы, как еще лучше устроить и организовать работу.
Когда-то давно мне казалось, что я уже достигла максимума, и больше налаживать и организовывать мне нечего.
Это из серии: "Да ой, чему мне еще учиться, я и так все знаю".
С того времени изменилось уже довольно много всего.
И наверное, если сравнить мою организацию работы тогда и сейчас, я очень удивлюсь тому - как ужасно все было построено в моей работе тогда, и как много времени я тратила впустую.

И хотя сейчас у меня в работе (вроде бы) все очень четко организовано и систематизировано, тем не менее, я уверена, что всегда можно что-то улучшить. Прошлый опыт подсказывает как бы. :)
Кстати, последнее мое открытие был "Evernote", про который я писала год назад. Использую, и очень довольна. :)

Ну и вот - оно - "новое" новшество (бггггггг). О котором я и раньше знала и слышала, но никак не могла понять - что это дает.
Наверное, это вот "новшество" - новое только для меня. Но может быть, еще кто-то не знает об этом или как и я - слышал звон, но так и не научился применять это для себя.
Поэтому напишу.
 

Работа с почтой.
Все, я так думаю, знают такое правило - держать папку "Входящие" пустой.
Как оказалось, это такое простое, но такое крутое правило.

У меня две почты: на gmail, и на mail. Первая для работы, вторая - для всего остального. Но и во вторую иногда тоже приходит что-то по работе. 
В каждой почте было ну где-то по 2000-2500 писем в папке "Входящие". Ну по второй почте - черт с ней, она и используется для мусора.
Но и рабочий почтовый ящик у меня всегда был забит.
То есть, всю почту, которая мне приходила, и которая касается работы, я просто оставляла в папке "Входящие".
Плюс к этому у меня была папка "Смежники", куда с перемещала предложения от смежников.
Кроме этого, на каждый проект были свои папки, туда отправлялись письма с соответствующими ярлыками. Но хранились они все равно все в папке "Входящие".
Ну спам и ненужное просто удаляла - это понятно.
Рабочая почта у меня хранится 3 года. То есть, каждый год, я удаляю все письма 4-х летней давности. В этом году, я удалила все письма 2013 года.

И вот. Недавно я смотрела лекцию Людвига Быстроновского (вот эту), и там он немного рассказывал о том, как он работает с почтой.
Блин, это оказалось так просто и так очевидно. И очень удобно. И офигенно круто.
Главное правило "Держать папку "Входящие" пустой".

Я создала архивы по годам, и все письма переместила в эти архивы.
Все письма по текущим проектам, я разложила по соответствующим папкам.
Отдельно создала еще пару нужных папок.

Теперь, когда приходит письмо, которое не требует ответа, я просто перемещаю его в нужную папку, или сразу удаляю.
Если я должна ответить на письмо, то оно лежит в папке "Входящие", до тех пор, пока я на него не отвечу, а потом, опять же, или перемещаю его в нужную папку, или удаляю.

То есть, теперь у меня в папке "Входящие" только те письма, которые требуют каких-то действий.
Кроме того, что это удобно и наглядно, это еще и очень мотивирует - взять и ответить на это письмо, чтобы оно не маячило. :)

Это как список дел.
Теперь я посылаю письма сама себе, когда нужно что-то не забыть сделать, и это тоже оказалось очень удобно, так как почтой я пользуюсь всегда, а вот про сторонние программы со списками дел иногда забываю.
Такое письмо с напоминанием все время будет торчать перед глазами, пока ты его не сделаешь.
У меня не бывает таких дней, когда я не захожу в почту. Я проверяю почту 3-4 раза в день. Поэтому пропустить или что-то забыть в почте  - невозможно.

В общем, это настоящее открытие для меня. :)

При том, что я очень давно знаю про это правило "пустая почта", но никогда не понимала - в чем профит?
И вот только после леции, где он очень толково все объяснил, я поняла, как это работает.

Ну и конечно, очень удобно, что все письма по проектам собраны в своих папках. Не надо уже во "Входящих" копаться и искать нужные ярлыки.
Тоже вроде бы очевидное решение, но я им толком не пользовалась.

В общем, очень рекомендую для организации работы. :)
Вот так теперь выглядит мой почтовый ящик.






From:
Anonymous( )Anonymous This account has disabled anonymous posting.
OpenID( )OpenID You can comment on this post while signed in with an account from many other sites, once you have confirmed your email address. Sign in using OpenID.
User
Account name:
Password:
If you don't have an account you can create one now.
Subject:
HTML doesn't work in the subject.

Message:

 
Notice: This account is set to log the IP addresses of everyone who comments.
Links will be displayed as unclickable URLs to help prevent spam.

April 2017

S M T W T F S
       1
2 345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30      

Most Popular Tags

Style Credit

Expand Cut Tags

No cut tags
Page generated Jul. 28th, 2017 05:04 pm
Powered by Dreamwidth Studios